Optimalkan Pengelolaan Pengiriman Ekspor Impor dengan Oaktree.id, Software Logistik Berbasis Cloud

Optimalkan Pengelolaan Pengiriman Ekspor Impor dengan Oaktree.id, Software Logistik Berbasis Cloud

Gambaran Umum Tantangan Pengiriman Ekspor Impor

Pengelolaan pengiriman ekspor impor bukan sekadar memesan kapal dan menerbitkan dokumen. Di balik satu shipment, ada banyak detail yang harus diurus: jadwal kapal, pelabuhan asal dan tujuan, kontainer, vendor trucking, hingga perhitungan biaya dan margin. Semuanya berjalan di bawah tekanan waktu dan regulasi yang ketat.

Di Indonesia, banyak perusahaan freight forwarding, EMKL, EMKU, dan distribusi masih mengandalkan spreadsheet terpisah, email, serta grup chat untuk mengatur alur kerja. Cara ini memang bisa berjalan, tetapi ketika volume shipment meningkat, kompleksitas data melonjak, dan tuntutan pelanggan semakin tinggi, proses manual mulai menunjukkan kelemahannya.

1. Proses manual yang menghambat pertumbuhan

Beberapa masalah klasik yang sering muncul antara lain:

• Data pelanggan dan shipment tersebar di banyak file.
• Status pengiriman sulit dimonitor secara real time.
• Dokumen penting (BL, invoice, DO, dan lain-lain) tersimpan di folder berbeda tanpa standar penamaan yang konsisten.
• Perhitungan profit per job membutuhkan waktu lama karena harus menggabungkan data dari berbagai sumber.

Ketika hal-hal ini terjadi berulang kali, perusahaan kesulitan menskalakan bisnis. Tim operasional kewalahan, manajemen sulit mendapat gambaran akurat, dan pelanggan merasakan pelayanan yang kurang responsif.

2. Dampak kesalahan data terhadap bisnis logistik

Di dunia ekspor impor, kesalahan kecil bisa berdampak besar. Salah input data kapal, salah tanggal closing time, atau salah tarif biaya lokal dapat memicu:

• Keterlambatan pengiriman dan potensi demurrage/detention.
• Klaim dari pelanggan karena informasi yang tidak akurat.
• Margin yang tergerus akibat biaya tak terduga.

Inilah alasan mengapa semakin banyak perusahaan beralih ke software logistik berbasis cloud yang dirancang khusus untuk freight forwarding dan bisnis sejenis.

Mengenal Oaktree.id sebagai Software Logistik Berbasis Cloud

Oaktree.id adalah software freight forwarding dan logistik yang dikembangkan di Indonesia untuk membantu bisnis EMKL, EMKU, logistik, dan distribusi mengelola operasional dengan lebih terstruktur. Solusi ini memadukan operasional pengiriman dengan aspek keuangan dan pelaporan dalam satu ekosistem yang saling terhubung.

Sebagai aplikasi berbasis web dan cloud, Oaktree.id dapat diakses dari berbagai perangkat selama terkoneksi internet. Hal ini memudahkan tim di cabang yang berbeda untuk melihat data yang sama tanpa harus mengirim file bolak-balik, sehingga pengambilan keputusan bisa dilakukan lebih cepat dan berbasis data.

1. Fokus pada freight forwarding, EMKL, EMKU, dan distribusi

Tidak seperti software akuntansi generik, platform ini sejak awal didesain mengikuti alur bisnis:

• Freight forwarding internasional untuk pengiriman ekspor maupun impor.
• EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut) yang menangani pengiriman via laut, kontainer, dan aktivitas pelabuhan.
• EMKU (Ekspedisi Muatan Kapal Udara) yang menangani pengiriman via udara dan berbagai dokumen terkait.
• Logistik & distribusi untuk pergerakan barang di dalam negeri dan manajemen stok.

Fokus tersebut membuat modul-modul yang tersedia relevan langsung dengan pekerjaan harian perusahaan logistik, bukan sekadar memindahkan pencatatan dari kertas ke layar.

2. Ekosistem solusi udara, laut, darat, dan gudang

Dalam ekosistemnya, software ini menyediakan beberapa solusi bisnis utama:

• Air Freight – solusi bisnis pengiriman melalui udara.
• Ocean Freight – solusi untuk pengiriman melalui laut dan kontainer.
• Custom Clearance – mendukung prosedur ekspor dan impor.
• Distribution & Domestic/Trucking – untuk distribusi dan pengiriman via darat.
• Consolidators & Warehouse – solusi untuk konsolidasi kargo dan pengelolaan gudang/sparepart.

Ekosistem ini menjadikan platform tersebut relevan untuk perusahaan yang menangani multimoda: udara, laut, dan darat dalam satu rangkaian layanan.

Solusi Bisnis Ocean Freight di Platform Ini

Untuk pengiriman laut (ocean freight), software logistik ini menyediakan modul khusus yang membantu perusahaan mengelola shipment kontainer dari awal hingga selesai. Modul tersebut dirancang agar proses input job menjadi lebih sederhana namun tetap detail dan sesuai kebutuhan operasional di lapangan.

1. Jobfile management untuk setiap pengiriman kontainer

Setiap pengiriman dicatat sebagai jobfile yang berisi informasi lengkap:

• Data pelanggan dan consignee.
• Detail kapal, rute, pelabuhan asal dan tujuan.
• Nomor kontainer, jenis kontainer, dan detail stuffing.
• Biaya-biaya terkait (freight, local charge, trucking, dan lain-lain).

Dengan jobfile yang rapi, tim operasional dapat menelusuri riwayat setiap shipment dengan cepat, sementara manajemen dapat menganalisis profitabilitas per job atau per pelanggan.

2. Pengelolaan dokumen pengapalan yang lebih rapi

Solusi ocean freight juga membantu dalam:

• Menyiapkan dan menyimpan dokumen penting seperti Bill of Lading, invoice, dan dokumen pendukung lainnya.
• Mengurangi risiko dokumen tercecer karena semuanya terhubung dengan jobfile yang sama.
• Mempercepat komunikasi internal ketika tim lain membutuhkan salinan dokumen untuk keperluan klaim atau audit.

Hal ini sangat penting di bisnis ekspor impor, di mana kelengkapan dan ketepatan dokumen sering menjadi penentu kelancaran proses di pelabuhan dan bea cukai.

Alur Kerja Ekspor Impor yang Lebih Terstruktur

Salah satu kekuatan software logistik adalah kemampuannya menyatukan tahapan-tahapan operasional yang sebelumnya terpencar.

1. Dari quotation, booking kapal, hingga billing

Secara garis besar, alur kerja di dalam sistem dapat disusun sebagai berikut:

• a) Quotation ke pelanggan

  Tim sales membuat penawaran tarif dan layanan langsung di sistem. Penawaran ini tersimpan dan dapat digunakan kembali jika pelanggan melakukan pengiriman berikutnya.

• b) Konversi ke jobfile

  Setelah quotation disetujui, data tersebut dikonversi menjadi jobfile tanpa perlu input ulang. Hal ini mengurangi risiko kesalahan penyalinan data dan mempercepat proses.

• c) Input detail operasional

  Tim operasional menambahkan detail kapal, jadwal, kontainer, vendor trucking, depot, dan informasi teknis lain yang dibutuhkan untuk eksekusi pengiriman.

• d) Eksekusi shipment

  Job berjalan sesuai jadwal. Setiap perubahan status shipment dapat diperbarui di sistem sehingga seluruh tim memiliki informasi yang sama.

• e) Perhitungan cost & revenue

  Di akhir job, sistem membantu menghitung biaya yang keluar dan pendapatan yang diterima. Data ini menjadi dasar penyusunan invoice ke pelanggan serta laporan internal.

2. Monitoring status shipment secara real-time

Dengan alur kerja digital, manajemen bisa memantau:

• Berapa banyak job yang sedang berjalan.
• Mana yang sudah selesai dan mana yang tertunda.
• Jenis layanan mana yang paling sibuk (laut, udara, darat).

Dashboard dan laporan real-time membantu pengambilan keputusan, misalnya untuk alokasi sumber daya, evaluasi kinerja vendor, atau rencana pengembangan cabang baru.

Manfaat Implementasi Software Logistik Berbasis Cloud

Mengadopsi Oaktree.id bukan sekadar mengganti kertas dengan layar komputer. Manfaatnya menyentuh berbagai aspek bisnis dan bisa dirasakan oleh banyak divisi sekaligus.

1. Efisiensi operasional dan kontrol biaya

Dengan proses yang terdigitalisasi, perusahaan dapat:

• Mengurangi kerja manual berulang berkat template dan data yang dapat digunakan ulang.
• Meminimalkan duplikasi pencatatan antara divisi operasional dan finance.
• Mempercepat pembuatan laporan biaya dan pendapatan per job sehingga potensi kebocoran dapat lebih cepat terdeteksi.

Efisiensi ini pada akhirnya berkaitan langsung dengan penghematan biaya dan peningkatan produktivitas tim. Aktivitas yang sebelumnya memakan waktu berjam-jam dapat dipadatkan menjadi hitungan menit berkat otomatisasi.

2. Transparansi profit per job dan multi-cabang

Sistem juga mendukung pengelolaan beberapa cabang sekaligus (multi-branch). Manajemen bisa melihat:

• Cabang mana yang paling produktif.
• Segmen layanan mana yang memberi margin terbaik.
• Pelanggan mana yang paling menguntungkan ataupun sering menunda pembayaran.

Informasi ini menjadi dasar strategis untuk ekspansi, pengaturan harga, dan negosiasi dengan pelanggan maupun vendor, sehingga keputusan bisnis tidak lagi hanya berdasarkan intuisi.

Integrasi dengan Sistem Lain dan Dukungan Air Freight

Di era digital, sistem logistik jarang berdiri sendiri. Perusahaan biasanya juga menggunakan software akuntansi, HR, maupun aplikasi lain yang sudah berjalan lebih dulu.

1. Kolaborasi dengan sistem akuntansi dan partner bisnis

Platform logistik modern umumnya menyediakan integrasi dengan software akuntansi populer di Indonesia. Integrasi ini membantu:

• Otomatisasi entri data keuangan dari sistem logistik ke akuntansi.
• Rekonsiliasi pendapatan dan biaya yang lebih akurat.
• Penyusunan laporan keuangan yang selaras dengan data operasional.

Selain akuntansi, ekosistem solusi juga bisa diperkuat dengan integrasi ke sistem pabean dan aplikasi pendukung lain di sektor logistik, sehingga alur kerja menjadi lebih menyatu dari hulu ke hilir.

2. Sinergi dengan air cargo management system di perusahaan Anda

Bagi perusahaan yang menangani pengiriman udara dan sudah menggunakan air cargo management system untuk lini bisnis tersebut, software logistik berbasis cloud seperti ini dapat berperan sebagai tulang punggung yang menyatukan data lintas moda:

• Data pengiriman laut dan udara dapat dianalisis bersama untuk melihat performa keseluruhan.
• Laporan manajemen tidak lagi terpisah-pisah per sistem, karena informasi utama tetap terhubung di level job, pelanggan, dan cabang.
• Tim dapat menjaga konsistensi proses bisnis, baik untuk pengiriman melalui laut maupun udara.

Pendekatan ini membantu perusahaan yang ingin mempertahankan sistem khusus di satu lini (misalnya air cargo), sambil tetap membangun pusat data operasional yang terintegrasi.

Kesimpulan

Pengelolaan pengiriman ekspor impor yang efektif membutuhkan lebih dari sekadar keahlian operasional. Dibutuhkan sistem yang mampu menyatukan data, proses, dan pelaporan dalam satu ekosistem, sehingga setiap pihak dari sales, operasional, hingga finance bekerja dengan informasi yang sama.

Oaktree.id hadir sebagai software logistik berbasis cloud yang dirancang khusus untuk freight forwarding, EMKL, EMKU, logistik, dan distribusi di Indonesia. Dengan solusi ocean freight, distribusi, custom clearance, serta kemampuan integrasi dengan sistem lain, solusi ini membantu perusahaan merapikan alur kerja dari quotation hingga billing, mengurangi kesalahan data, dan meminimalkan proses manual.

Bagi bisnis ekspor impor yang ingin naik kelas dan memperkuat daya saing, investasi pada Oaktree.id dapat menjadi langkah strategis untuk membangun fondasi operasional yang efisien, transparan, dan siap berkembang di tengah persaingan industri logistik yang semakin ketat.

FAQ Singkat

1. Apakah Oaktree.id hanya cocok untuk perusahaan besar?

Tidak. Oaktree.id dirancang fleksibel untuk berbagai skala bisnis, mulai dari perusahaan yang baru memulai digitalisasi hingga perusahaan dengan volume shipment tinggi dan beberapa cabang. Fitur dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kompleksitas operasional, sehingga bisnis menengah pun tetap bisa mendapatkan manfaat penuh.

2. Apakah Oaktree.id mendukung pengiriman laut dan udara sekaligus?

Ya. Ekosistem solusi yang disediakan mendukung Air Freight dan Ocean Freight sehingga perusahaan yang menangani kedua jenis pengiriman dapat mengelola operasional dalam satu sistem terintegrasi. Hal ini memudahkan pemantauan kinerja lintas moda tanpa harus berpindah-pindah aplikasi.

3. Bisakah Oaktree.id terintegrasi dengan software akuntansi yang sudah ada?

Oaktree.id menyediakan integrasi dengan software akuntansi yang umum digunakan di Indonesia. Integrasi ini mempermudah sinkronisasi data keuangan dari operasional logistik, sehingga proses pelaporan dan pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan akurat tanpa perlu input ulang.

4. Apa manfaat utama menggunakan Oaktree.id untuk tim operasional?

Tim operasional mendapatkan jobfile yang rapi, status shipment yang jelas, dan pengelolaan dokumen yang terpusat. Hal ini mengurangi pekerjaan berulang, meminimalkan kesalahan, serta mempercepat respons ketika pelanggan menanyakan status pengiriman atau meminta salinan dokumen tertentu.

5. Apakah Oaktree.id dapat digunakan perusahaan logistik di berbagai kota di Indonesia?

Ya. Sebagai software berbasis cloud, Oaktree.id dapat digunakan oleh perusahaan logistik di berbagai kota, baik yang berlokasi di pusat maupun di daerah pelabuhan dan kawasan industri. Selama tersedia koneksi internet, tim di cabang manapun tetap dapat mengakses data yang sama secara real time.

Sekian dulu, Terima Kasih dan Semoga Bermanfaat!.